L'extranet de copropriété est-il obligatoire ?
Le syndic professionnel doit mettre à disposition de chaque copropriétaire un espace en ligne sécurisé, sauf décision contraire de l'assemblée générale. Le syndic bénévole n'est pas soumis à cette obligation.
Quel texte fixe la liste des documents de l'extranet ?
Le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 fixe la liste minimale des documents dématérialisés accessibles sur l'espace sécurisé en ligne, en distinguant l'espace de tous les copropriétaires et celui du conseil syndical.
Quels documents tous les copropriétaires peuvent-ils consulter ?
Le règlement de copropriété et l'état descriptif de division, la dernière fiche synthétique, le carnet d'entretien, les diagnostics en cours de validité, les contrats d'assurance de l'immeuble, les contrats en cours et les procès-verbaux des dernières assemblées.
Quels documents sont réservés au conseil syndical ?
Les balances générales des comptes, les relevés du compte bancaire séparé, les assignations en justice, la liste des copropriétaires, la carte professionnelle du syndic et ses attestations d'assurance et de garantie financière.
Un copropriétaire peut-il voir le compte d'un autre copropriétaire ?
Non. Les documents relatifs à un lot — compte individuel, avis d'appel de fonds, échéancier — figurent dans l'espace personnel du copropriétaire concerné et ne sont pas accessibles aux autres.
Une convocation déposée sur l'extranet est-elle valable ?
Non. La convocation doit être notifiée dans les formes prévues par le décret du 17 mars 1967. Le dépôt en ligne informe utilement mais ne fait pas courir le délai de vingt et un jours.
L'extranet fait-il courir le délai de contestation des décisions ?
Non. Le délai de deux mois court à compter de la notification des décisions aux copropriétaires opposants et défaillants, effectuée par le syndic dans le mois suivant l'assemblée.
L'assemblée générale peut-elle refuser l'extranet ?
L'assemblée générale peut décider de ne pas disposer de cet espace en ligne. La question doit être inscrite à l'ordre du jour et votée dans les conditions prévues par la loi du 10 juillet 1965.
L'accès à l'extranet est-il facturé au copropriétaire ?
La mise à disposition de l'espace en ligne relève des prestations du syndic prévues au contrat, réglées par le syndicat des copropriétaires. Un copropriétaire n'a pas à payer individuellement l'accès à ses propres documents.
Que faire si des documents obligatoires manquent sur l'extranet ?
Adressez une demande écrite et datée au syndic, en visant le document manquant et le décret du 23 mai 2019, avec le conseil syndical en copie. Faites inscrire la question à l'ordre du jour si le manque persiste.
Un locataire a-t-il accès à l'extranet de la copropriété ?
Non. L'espace en ligne sécurisé s'adresse aux copropriétaires et aux membres du conseil syndical. Le locataire s'adresse à son bailleur pour les informations qui le concernent.
Combien de procès-verbaux doivent figurer en ligne ?
Le décret impose la mise à disposition des procès-verbaux des dernières assemblées générales. En pratique, de nombreux syndics déposent l'historique complet dont ils disposent, ce qui est utile lors des ventes.
Que devient l'extranet en cas de changement de syndic ?
L'espace du syndic sortant disparaît, mais les archives du syndicat sont transmises au nouveau syndic, qui reconstitue l'espace. Téléchargez les documents importants avant la fin du mandat par précaution.
Un syndic bénévole peut-il utiliser un espace partagé classique ?
Oui, à condition de cloisonner les accès : les documents collectifs d'un côté, les pièces nominatives réservées à leur destinataire. La liste des copropriétaires et les comptes individuels ne se diffusent pas largement.
Mon Palier remplace-t-il l'extranet réglementaire ?
Non. Mon Palier partage des documents par copropriété et suit les signalements, les interventions et les travaux. Il ne produit pas les pièces comptables ni les notifications légales dont le syndic reste responsable.
À quelle fréquence vérifier le contenu de l'extranet ?
Une revue annuelle avant l'assemblée générale suffit pour la plupart des copropriétés : validité des diagnostics, contrats d'assurance de l'exercice en cours, dernière fiche synthétique et procès-verbaux à jour.
