Assemblée générale en copropriété : le guide complet du syndic bénévole

L'ordre du jour est le document fondateur de l'AG : il définit le périmètre des votes et engage la responsabilité du syndic. Toute résolution absente de l'ordre du jour ne peut pas être votée, sauf en cas de question diverse sans incidence financière. Le syndic bénévole doit donc recenser en amont les demandes du conseil syndical, des copropriétaires (délai minimum 6 semaines avant l'AG pour les demandes de copropriétaires) et les points réglementaires obligatoires.

Les pièces jointes à la convocation sont précisément listées par le décret du 17 mars 1967. Pour un budget, il faut joindre le projet de budget prévisionnel et le décompte des charges. Pour des travaux, les devis correspondants. Pour une décision de principe, une note explicative. Omettre une pièce peut entraîner l'annulation de la résolution correspondante en justice.

Commencez à préparer le dossier AG au moins trois mois avant la date prévue : identification des points à l'ordre du jour, collecte des devis, arbitrage avec le conseil syndical. Plus le dossier est solide, plus l'AG se déroule efficacement.

• Recenser les demandes CS et copropriétaires (délai 6 semaines avant l'AG).
• Joindre les pièces imposées par la loi pour chaque résolution.
• Préparer le projet de PV en amont pour faciliter la rédaction en séance.
• Prévoir un support de présentation pour les points complexes (travaux, budget).

La convocation doit parvenir à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant l'AG (sauf urgence ou disposition contraire du règlement), par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise contre récépissé. Certains règlements prévoient un délai supérieur : il est impératif de le vérifier.

La convocation doit indiquer l'heure, le lieu, la date et l'ordre du jour complet, avec les majorités applicables à chaque résolution. Un oubli dans l'ordre du jour ou une insuffisance dans les pièces jointes peut valider une contestation ultérieure.

Conservez les accusés de réception et les preuves d'envoi : en cas de litige sur la validité de la convocation, c'est la seule preuve opposable. Si un copropriétaire conteste la réception, la charge de la preuve revient au syndic.

• Délai légal minimum : 21 jours avant l'AG (à vérifier selon le règlement).
• Envoi par LRAR ou remise contre récépissé uniquement.
• Conserver toutes les preuves d'envoi et d'accusé de réception.
• Vérifier les adresses de notification à jour dans le registre copropriétaires.

Les résolutions se votent à des majorités différentes selon leur nature. La majorité de l'article 24 (majorité des voix présentes ou représentées) couvre les décisions courantes. La majorité absolue de l'article 25 (majorité des voix de tous les copropriétaires) s'applique aux décisions importantes : changement de syndic, gros travaux non urgents. La double majorité de l'article 26 concerne les modifications du règlement ou les actes de disposition.

Lorsqu'un vote en article 25 ne réunit pas la majorité absolue mais obtient au moins le tiers des voix, l'AG peut immédiatement repasser le même vote à la majorité de l'article 24. Ce mécanisme évite le blocage sur des décisions importantes mais non urgentes.

Le syndic bénévole est aussi le scrutateur de fait : il doit recenser les présences, vérifier les pouvoirs, calculer les voix de chaque copropriétaire (en millièmes de parts générales) et proclamer les résultats. Préparez une feuille de présence et de vote avant la séance.

• Article 24 : majorité simple des présents et représentés — décisions courantes.
• Article 25 : majorité absolue de tous les copropriétaires — gros travaux, changement de syndic.
• Article 26 : double majorité — modification du règlement.
• Mécanisme article 25→24 : possible si résolution obtient au moins 1/3 des voix.

Le procès-verbal (PV) est l'acte juridique de l'AG. Il doit mentionner pour chaque résolution : l'intitulé exact, le résultat du vote (favorable, défavorable, abstentions), le décompte des voix (en millièmes et en nombre de copropriétaires) et, le cas échéant, les déclarations d'opposition des copropriétaires qui s'y sont formellement opposés.

Le PV doit être signé en séance (ou le plus tôt possible après) par le président de séance, le secrétaire et les scrutateurs. Il est ensuite notifié à chaque copropriétaire absent et opposant dans un délai raisonnable (recommandé : dans le mois suivant l'AG). Les copropriétaires présents qui souhaitent contester une décision disposent de deux mois à compter de la notification du PV.

Conservez les PV dans les archives de la copropriété pendant au moins dix ans. Ils constituent la mémoire officielle des décisions et sont indispensables en cas de litige, de vente d'un lot ou de changement de syndic.

• Mentionner le décompte précis des voix pour chaque résolution.
• Faire signer le PV en séance : président, secrétaire, scrutateurs.
• Notifier le PV aux absents et opposants dans le mois suivant l'AG.
• Archiver les PV 10 ans minimum.

L'AG terminée, le travail du syndic bénévole continue : mettre en œuvre les décisions votées, notifier les entreprises retenues pour les travaux, lancer les appels de fonds votés et informer les résidents de ce qui a été décidé. Une communication claire dans les jours suivant l'AG désamorce les rumeurs et renforce la confiance.

Établissez un tableau de suivi des résolutions : pour chaque point voté, indiquez l'action à mener, le responsable, l'échéance et l'état d'avancement. Ce document est précieux lors de la prochaine AG pour rendre compte de l'exécution des décisions passées.

Mon Palier permet d'informer facilement les résidents via le fil d'actualités : publier un résumé des décisions prises en AG, sans dévoiler les détails comptables, tient tout le monde au courant et réduit les questions individuelles.

• Notifier les prestataires retenus dans les jours suivant l'AG.
• Informer les résidents des décisions prises via le portail copropriété.
• Tenir un tableau de suivi des résolutions avec échéances.
• Préparer le rapport de gestion pour l'AG suivante.

Convoquer, joindre les pièces, présider, rédiger le PV : le calendrier est le même qu’en syndic professionnel, les bras en moins. L’erreur fréquente est de tout porter seul la semaine précédente. Anticiper avec le CS et un dossier partagé change la tenue de séance.

Les copropriétaires d’une petite copro acceptent mal un dossier incomplet « parce que c’est bénévole ». La forme protège le mandataire autant que la collectivité.

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